Vos activités professionnelles vous semblent bien trop chronophages ? Vous ne savez plus où donner de la tête, vos semaines sont épuisantes et vos journées semblent s’allonger à n’en plus finir ? Ces conseils vous aideront à déjouer le stress et à optimiser votre temps de travail en quelques semaines. A vous la performance !
Salarié planifiant son travail
Optimiser son temps de travail
Travailler à optimiser son temps de travail : une pure déperdition temporelle ? Non, croyez-nous, cela en vaut vraiment la peine : votre santé en sera améliorée puisque vous subirez moins de stress, vos relations avec vos collègues seront adoucies, et le temps libéré pourra davantage être consacré à vos passions et à vos proches. Un bien-être garanti !
Alors, comment faire pour optimiser son temps de travail et en tirer de réels bénéfices ?
Tout d’abord, il est très important de vous poser les bonnes questions : si en général, optimiser son temps de travail va de pair avec une réduction du temps passé à travailler, tout en atteignant les mêmes objectifs voire plus, cela n’est pas toujours le cas.
Optimiser son temps de travail peut également signifier :
- faire plus que ce que vous faites déjà, en moins de temps
- faire autant que ce que vous faites déjà et dans le même temps, mais mieux.
Planifiez intégralement vos journées
Si d’ordinaire, vous vous servez de votre agenda pour planifier vos réunions, déplacements, et rendez-vous clients, nous sommes prêts à parier que vous ne réservez pas le même traitement à votre temps de travail en solo. L’astuce, pour bien s’organiser, est de planifier sa journée entière, en prenant soin d’y inclure les moments de travail solitaire et ceux en équipe. Pour augmenter l’efficacité de votre travail personnel, il est important d’anticiper le temps prévu pour chaque tâche, et de veiller à ce que ce temps de travail ne soit pas dépassé au moment du déroulement de votre journée. Si cela est le cas, reportez le travail non fini à un autre moment, et passez à la suite de votre planning, afin de ne pas accumuler trop de retard sur votre journée. Si vos objectifs journaliers sont bien définis, et que le temps nécessaire à leur complétion a été bien estimé, vous parviendrez sans difficulté à atteindre les objectifs listés et à optimiser votre temps de travail.
Votre messagerie et vous : prononcez le divorce !
Saviez-vous qu’en moyenne, un employé passe 28% de son temps de travail à consulter sa boîte mail ? Si la lecture de vos mails se fait à des moments aléatoires de votre journée, cela est susceptible de venir sérieusement perturber votre travail. Optimiser son temps de travail, c’est aussi faire en sorte d’éviter de s’arrêter en plein projet, dès lors que votre messagerie vous signale que vous avez du courrier ! Cela peut être hautement contre-productif, vous stoppant dans votre lancée féconde. Fixez-vous des moments journaliers pendant lesquels vous ne ferez rien d’autre que de vous occuper de votre messagerie. Vérifiez directement dans votre planning, si les demandes reçues par mail sont bien associées à des plages de travail. Nous vous conseillons de ne pas dépasser 2 à 3 sessions mails par jour :
- la première, le matin dès votre arrivée afin de traiter les messages importants
- la seconde, en soirée avant de partir
- une session pré ou post-déjeuner peut également convenir.
Trop de travail dans votre temps de travail ?
Il nous est tous arrivé de sortir d’une réunion un peu trop longue avec ce sentiment chronique d’improductivité, et l’impression d’avoir sacrifié la moitié de sa journée. Il vous faut donc optimiser votre de temps de travail, même pour les réunions ! Pour ne plus vous faire avoir, prévoyez des réunions courtes, d’une à deux heures maximum. Cela vous forcera à aller à l’essentiel et à structurer la réunion de façon efficace. Cette astuce vaut également pour le travail effectué en solo : s’imposer des délais serrés vous forcera à ne faire que ce qui est nécessaire et à prioriser le plus urgent. Vous serez certainement très surpris par votre capacité à vous adapter à cette réduction temporelle !
Le mieux est l’ennemi du bien !
L’adage est bien connu : le mieux est toujours l’ennemi du bien. C’est en voulant faire mieux, que finalement, nous travaillons mal, puisque nous perdons du temps à fignoler des éléments superflus qui ne sont même pas requis ! Alors, pour ceux qui ont tendance à souffrir de fixettes abusives, nous vous rappelons que le plus souvent, c’est votre productivité qui est davantage épiée que le détail de vos travaux. En gardant bien cette idée à l’esprit, et en vous fixant des délais rapidement périssables (courts, j’entends), vous concentrerez votre énergie sur les éléments indispensables, plutôt que sur les éléments accessoires. Veillez tout de même à vous fixer des objectifs atteignables et ne mettez pas immédiatement la barre trop haut : vous risqueriez de voir vos efforts initiaux tomber en miettes. Évidemment, parvenir à parfaitement optimiser son temps de travail ne se fait pas du jour au lendemain, il vous faudra un petit temps d’adaptation.
Déléguez pour optimiser son temps de travail
Si vous aimez contrôler, le verbe déléguer doit certainement déjà vous crisser aux oreilles… Ne pas accepter de déléguer peut se comprendre lorsque vous ne connaissez pas la personne à qui vous déléguez une tâche, ou lorsque que vous la savez incompétente. En revanche, lorsqu’il s’agit d’une personne spécialisée dans un domaine que vous connaissez moins, vous gagnerez à optimiser votre temps de travail en acceptant de lui confier les tâches pour lesquelles vous avez moins de compétences. Alors, ravalez votre égo et optimisez votre temps de travail en déléguant ! En plus, tout le monde sera avantagé : vous gagnerez du temps, et la personne qui sera en charge des tâches déléguées prendra plaisir à vous faire profiter de son domaine de compétences.
La clé du succès : connaissez-vous vous-même !
Pour optimiser son temps de travail, il faut aussi savoir se connaître et apprendre à s’écouter pour faire, en conséquence, certains choix stratégiques. Si vous savez que l’open-space n’est pas fait pour vous, mais que vous ne pouvez y échapper, jouez les sentinelles en arrivant avant tout le monde le matin, ou en repartant plus tardivement en soirée. Vous trouverez alors un espace plus calme et subirez moins de stress, de tentations et de sollicitations. Votre concentration en sera optimisée. Adaptez votre emploi du temps à vos besoins : si vous n’êtes pas du matin, inutile de surcharger votre emploi du temps dès 7h45…et inversement.
Enfin, n’hésitez pas à comparer votre productivité avant et après avoir changé de méthode de travail : cela contribuera à maintenir votre motivation pour optimiser votre temps de travail de façon pérenne.
En suivant nos conseils, optimiser votre temps de travail ne sera plus qu’un jeu d’enfant, et votre quotidien en sera amélioré : moins de stress, plus de temps à consacrer à votre famille, à vos amis, ou à vos loisirs. Allons, ne perdez plus de temps : au travail !
